ابزاری بومی، امن و مبتنی بر وب جهت مدیریت کلان پروژه ها و قراردادهای سازمانها

سامانه مدیریت پروژه و قرارداد با رویکرد مدیریت کلان پروژه­های سازمان، تولید شده و وضعیت پروژه­ها را از منظر زمانی، مالی، پیشرفت و منابع مصرفی مانیتور کرده و تصویر کلانی از آن‌ها ارائه می­نماید.

این سامانه در سطح مدیریت پروژه،  مبتنی بر روش مدیریت پروژه سرآمد ایرانیان (برگرفته از PMBOK و Prince 2) عمل کرده و با پیاده­سازی اصول معرفی‌شده در این روش، کلیه داده­های مرتبط با تعریف، تصویب و اجرای پروژه را ثبت و نگهداری می­نماید.

دسترسی به پروژه‌ها در سه سطح مدیریت کلان (جهت دسترسی به گزارش‌های مدیریتی مورد نیاز)، هیات هدایت پروژه (جهت تعریف پروژه و خروجی‌های مورد انتظار و تخصیص منابع) و مدیر پروژه (جهت اجرای پروژه در محدوده تعریف‌شده)؛ تعریف‌شده‌است. بر این اساس دبیر هیات هدایت بعنوان نماینده هیات هدایت پروژه، مصوبات هیات هدایت، شامل تعریف پروژه، محصولات پروژه، زمان، هزینه و منابع مورد نیاز و برنامه‌ریزی کلان پروژه را در سیستم ثبت می‌نماید. مدیر پروژه در محدوده این تعاریف، فعالیت‌های مورد نیاز پروژه را تعریف کرده و به عوامل اجرایی تخصیص‌می‌دهد و گزارش‌های پیشرفت فعالیت‌ها، مراحل و پروژه را بر اساس فعالیت‌های انجام‌شده و منابع مصرف‌شده تولید و به هیات هدایت ارائه می‌نماید. درواقع؛ با تعریف و بکارگیری مفهوم هیات هدایت پروژه، وظیفه تصویب تعاریف و برنامه­ریزی­ها از اجرای پروژه (که بر عهده مدیر پروژه است) جدا شده و امکان نظارت دقیق بر اجرای پروژه فراهم‌آمده‌است.

در این میان امکانات جانبی مانند ثبت مخاطرات، درس‌ها، پیگیری‌های رسمی و غیر رسمی، تجهیزات و مستندات و یادداشت‌های مورد نیاز در فضای پروژه، و همچنین امکان ثبت انواع هزینه‌های صورت‌گرفته برای پروژه‌ها و تخصیص قراردادهای مرتبط با آن‌ها وجود دارد. در سطح کلان سازمان، با تجمیع اطلاعات مرتبط با تمام پروژه‌ها، امکان تولید گزارش‌های مدیریتی و نظارت کلان بر اجرای پروژه‌ها برقرار است.

با توجه به اینکه ممکن است مدیران پروژه‌ها، برای کنترل اجرای پروژه از ابزارهای دیگری نیز بهره‌برداری نمایند، امکان ورود این اطلاعات از طریق فایل‌های با قالب تعریف‌شده نیز در این نرم‌افزار وجود دارد.

علاوه بر این، در این سامانه امکان تعریف بسته­های کاری و فعالیت­های اجرایی مورد نیاز وجود داشته و هر یک از عوامل پروژه می­توانند کارکرد خود را در این فعالیت‌ها ثبت نمایند. بر این اساس، اطلاعات پیشرفت فعالیت‌ها، مراحل و پروژه­ها محاسبه شده و کارکرد عوامل پروژه نیز کنترل می­شود.

با ثبت دقیق هزینه­های پروژه در طول اجرا (یا ورود این اطلاعات از سامانه‌های دیگر مانند حسابداری)، و مقایسه آن با هزینه‌های پیش‌بینی‌شده همواره امکان کنترل هزینه­های پروژه‌ها در اختیار مدیر مالی قرار داده می­شود.

در بخش قراردادها، می­توان قراردادهای مرتبط با پروژه­ها را نیز ثبت نمود. این بخش داده­های مربوط به درآمدهای پروژه­ها را نیز فراهم می­آورد و گزارش درآمدی پروژه و مقایسه آن با هزینه­های انجام شده برای آن بر اساس این داده­ها قابل تولید خواهد بود.